E-Rechnung

Ab dem 01. Januar 2022 sind Sie als öffentlicher Auftragnehmer nach § 4a E-Government-Gesetz Baden-Württemberg in Verbindung mit der E-Rechnungsverordnung Baden-Württemberg grundsätzlich zur elektronischen Rechnungsstellung verpflichtet, wenn Sie Leistungen für die öffentliche Verwaltung erbringen.

Voraussetzungen

Die elektronischen Rechnungen müssen maschinenlesbar sein und in einem strukturierten elektronischen Format (XML-Dokument) vorliegen, das eine automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht. Eine Bilddatei genügt nicht, ein PDF-Dokument nur, falls es die Spezifikation ZUGFeRD 2.0 erfüllt.

Darüber hinaus müssen die E-Rechnungen folgende Anforderungen erfüllen:

• Anforderung der Europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (EN 16931),
• Anforderungen der E-Rechnungsverordnung Baden-Württemberg
• Anforderungen der aktuell gültigen Nutzungsbedinungen des Zentralen Rechnungseingangs Baden-Württemberg

Leitweg-ID

Anhand der Leitweg-ID werden die Rechnungen dem Rechnungsempfänger (Gemeinde Spechbach) bereitgestellt.

Die Leit-ID für die Gemeinde Spechbach lautet: 08226086-A2103-34  (Bitte korrekt und vollständig angeben!)

Verfahrensablauf

Die Übermittlung Ihrer elektronischen Rechnung über den Zentralen Rechnungseingang Baden-Württemberg erfolgt folgendermaßen:

Sie können Ihre elektronische Rechnung entweder

• direkt hochladen: www.service-bw.de/erechnung,
• per E-Mail an: rechnung@service-bw.bwl.de senden
• oder  mittels PEPPOL beim Zentralen Rechnungseingang Baden-Württemberg einbringen.

Das PEPPOL eDelivery Network ist ein europäisches Transportnetzwerk für den Austausch von Dokumenten mit der öffentlichen Verwaltung.

Ihre eingebrachte elektronische Rechnung wird automatisch auf formale Richtigkeit und Vollständigkeit überprüft. Anschließend wird Ihre geprüfte elektronische Rechnung anhand der Leitweg-ID dem Rechnungsempfänger zum Abruf bereitgestellt.

Ihre Rechnung gilt als dem Rechnungsempfänger zugestellt, sobald sie erfolgreich beim Zentralen Rechnungseingang Baden-Württemberg eingebracht wurde.

Folgende Formate sind für rechnungsbegründende Unterlagen zulässig:

• PDF-Dokumente
• Bilder (PNG, JPG)
• Textdateien (CSV)
• Excel-Tabellendokumente (XLSX)
• OpenDocument-Tabellendokumente (ODS)

Andere Formate sind im Vorfeld ihrer Verwendung mit dem jeweiligen Rechnungsempfänger abzustimmen. Rechnungen dürfen einschließlich der rechnungsbegründenden Unterlagen einen Maximalumfang von 15 MB nicht überschreiten und maximal 100 rechnungsbegründende Unterlagen aufweisen.

Bitte beachten Sie, dass Sie als Rechnungssteller elektronische Rechnungen im Originalformat elektronisch aufbewahren müssen.

Fristen

Es gelten die mit Ihrem Auftraggeber vereinbarten Rechnungsfristen.

Erforderliche Unterlagen

Rechnungsbegründende Unterlagen können Sie als Anlage in die Rechnung einbetten oder von ihr referenzieren.

Für die Referenzen auf rechnungsbegründende Unterlagen werden die Protokolle HTTP und HTTPS unterstützt.

Kosten

keine

Hinweis: Wenn Sie ein Dienstleistungsunternehmen zur Übermittlung von Rechnungen wählen, können durch dieses Dienstleistungsunternehmen Kosten anfallen.

Bearbeitungsdauer

Entgegennahme, formale Prüfung und Bereitstellung einer elektronischen Rechnung für die adressierte Behörde: in der Regel wenige Sekunden.

Bearbeitung und fachliche Prüfung: abhängig vom Rechnungsempfänger

Vertiefende Informationen

• Standard XRechnung - neuer Link: (XRechnung - XStandards Einkauf (xeinkauf.de))

Hinweise

Der Zentrale Rechnungseingang Baden-Württemberg nimmt elektronische Rechnungen im Standard XRechnung und in anderen Formaten, die den Anforderungen der Europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (EN 16931) entsprechen, entgegen.

Der Standard XRechnung wurde von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) herausgegeben. XRechnung ist eine Konkretisierung ("Core Invoice Usage Specification" beziehungsweise "CIUS") der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (EN 16931) und steht nicht in Konkurrenz zur europäischen Norm.

Rechtsgrundlage

• Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen
• Europäische Norm für die elektronische Rechnungsstellung (EN 16931)
• § 4a E-Government-Gesetz Baden-Württemberg (EGovG BW) (Elektronischer Rechnungsempfang; Verordnungsermächtigung)
• E-Rechnungsverordnung Baden-Württemberg (ERechVOBW)