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Erläuterungen zur elektronischen Rechnungsstellung an die Gemeinde

möglich seit 18. April 2020

Einführung des Zentralen Rechnungseingangs Baden-Württemberg im kommunalen Bereich

/p>Aufgrund der Vorgaben der Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen werden ab 18. April 2020 auch die kommunalen Auftraggeber zum Empfang und zur Verarbeitung elektronischer Rechnungen verpflichtet, die aus einem europäischen Vergabeverfahren resultieren und der europäischen Norm 16931 entsprechen. Die Umsetzung der Richtlinie ist auf Landesebene durch § 4a E-Government-Gesetz Baden-Württemberg (EGovG BW) sowie durch die am 20. März 2020 im Gesetz-blatt veröffentlichte E-Rechnungsverordnung Baden-Württemberg (ERechVOBW) 1 erfolgt.

Die Kommunen in Baden-Württemberg müssen folglich im oberschwelligen Vergabebereich Rechnungen in den genormten elektronischen Datenaustauschformaten (XML-Dokumente) entgegennehmen und verarbeiten können.

Dazu wurde das Serviceportal Baden-Württemberg (www.service-bw.de als als Dienstleistungsportal nach § 15 EGovG BW) um den Zentralen Rechnungseingang Baden-Württemberg (ZRE) erweitert.

Der ZRE wird elektronische Rechnungen für alle Behörden des Landes entgegennehmen sowie für alle Kommunen, die den ZRE für sich nutzen. Dabei sollten die elektronischen Rechnungen grundsätzlich dem von der deutschen Verwaltung entwickelten Standard XRechnung entsprechen. Andere strukturierte Rechnungsformate werden ebenfalls unterstützt, sofern auch sie konform zur Norm EN 16931 sind. Das Format ZUGFeRD erfüllt mit seiner Version 2.0 diese Voraussetzung.

Rechnungssteller bringen ihre Rechnungen beim ZRE per E-Mail oder durch Hochladen/Upload der Rechnungsdatei auf der Seite https://service-bw.de/erechnung/ ein.

Damit Rechnungssteller bzw. Rechnungssender elektronische Rechnungen erfolgreich über den ZRE übermitteln können, benötigen diese zur Adressierung des jeweiligen Rechnungsempfängers dessen Leitweg-ID.

Die Leit-ID für die Gemeinde spechbach lautet: 08226086-A2103-34.

Die an den ZRE übermittelten Rechnungsdaten werden automatisiert einer formellen Prüfung unterzogen, zu der insbesondere die Einhaltung des strukturierten Rechnungsformats zählt. Nach erfolgreichem Abschluss der Prüfung wird die Rechnung für den Rechnungsempfänger entgegengenommen und in dessen Behördenkonto zum Abruf bereitgestellt. Die Rechnung gilt dem Rechnungsempfänger in diesem Moment als zugegangen.

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